先送りにしてしまうタスクは、3つのステップで見直してみよう

手帳習慣

タスク管理をしていると、ずっと先送りしているタスクが出てくることってありませんか?

翌日・翌週のページに書き写すのも23回なら良いですが、それを超えると書き写すことすら嫌になってしまって、いつの間にか消えていくという

私も以前はそんなタスクが頻発していました。
それが以下の3つのポイントを抑えて処理をすることを意識してから、今では先送りはほぼ無くなりました。

  1. 本当に必要か?
  2. 今やらなきゃいけないか?
  3. 細分化できないか?

タスクがなかなか消化できないなと思った時に、どのように処理をしているのか紹介したいと思います。

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本当に必要なタスクか?

まずはそもそものタスクの必要性を考えてみます

ただ、一度書いたタスクって必要性がないとは決めにくいんですよね。使ってない物を捨てようとした時、使い道を思いついて結局捨てられないのと似ている気がします。

そういう時は、やらなかったらどうなる?を考えてみます

支障がないと思ったら勇気を持ってやらないと決めましょう。気をつけたいのは、「必要性がない=有益じゃない」訳ではないことです。

他の人から見たら意味がなさそうと思うことでも、そのタスクを行うことで良い気持ちになれそうだとか、プラスの効果があると思れば、自分にとって意味があるタスク=必要性有りになります。

片付けで有名なこんまりさんの、ときめくかどうかで捨てるか決めるというのと似ていますね。

必要性はない気がする、でもどうしても消しきれないという場合は、最終手段です。付箋にそのタスクを書いて、手帳の最後のページにでも貼っておきましょう。そして一度忘れます。

必要性があるなら、また同じタスクを思いつくはずです。忘れたまま時間が過ぎたら、やっぱり必要性はなかったんです。そのまま付箋ごとゴミ箱行きです。

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今やらなきゃいけないタスクか?

次に考えるのは、やるべき時は今なのか?です。

例えば、明日までに書類を揃えないと10万円もらえないとなれば、すぐやりますよね。必要性はあるのに手を付けられないなら、差し迫ったタスクではないのかもしれません。

数日先送りにしているなら来月に、数週間できていないなら半年後に移してみるのはどうでしょう?少し先に移すと先送りしているのと変わらないので、やや離れた日程にします。

それで支障が出そうなら、今やった方が良いタスクになります。

移しても良いかもと思ったら来月もしくは半年後などのマンスリーに書き移し、これもまた一旦忘れます。その時になったらまた考えましょう。もしかしたら、必要ないタスクになるかもしれません。

ここでもまた、趣味のことだとしても、今やりたい!という自分の気持ちを無視しないのがポイントです

この段階は、必要性なタスクの冷却期間のようなものだと考えています。本当にやりたい、または締め切りがあることであれば、今やるかで迷わないと思うんですよね。

今の状態では判断し切れないことも、時間が経てばあっさり必要ないと思えることもあります。絶対欲しいと思ってチェックしていた商品が、数日経つとそこまでじゃないかも?となるのと同じです。

その時々でスパッと白黒つけられれば良いのですが、それが難しいので1段階入れているイメージでいます。

細分化できないか?

必要性があり、今やった方が良いと思っていても手を付けられないなら、タスクを細分化できないか考えます

面倒くさい、難しそう、時間が取れないなど、何かが引っかかっているはずです。これならできる、楽勝と思えるくらいまでタスクを小さくしてみましょう

例えばブログをアップするというタスクの場合、私は

  1. 何の記事を書くか決める
  2. 構成を考える
  3. 下書きをする
  4. 写真を準備する
  5. 公開する

と5つに分けて手帳に書き込んでいます。

そうするとタスク完了のチェックが付けやすいですし、「記事アップができなかった」ではなく、「下書きまではできた」とできた方に目が向きやすくなります

ポイントをもう1つ。下書きをまとめて書く時間が取れないことも私は多いです。

そんな時は「下書きを始める」のように「〜し始める」という表現を使います。これだと1文でも書いたら始めたことになるのでチェックできます。

進み具合としては少しですが、何もしていない状態からは一歩進んだことになります。0よりは良いと思いませんか?

その後は「続きを進める」でも、「完成させる」でも、自分ができそうと思えるハードルの低さで次のタスクを決めます。手をつけてみると意外とすぐできるものも少なくないです。

全体の見通しを持ちたい場合は、すべての工程を細かくリスト化してから始めるのでも良いと思います。タスクが1つ完了してから次のタスクを考えても良いですし、タスクの性質や期限などによってやりやすい方で考えます。

とにかく一歩進めること、手を付けやすいこと、完了のチェックをしやすいことなどを意識してタスクを書きます

タスク処理がうまくいくと、すっきりした気持ちで過ごせる

先送りしてしまうタスクを見直すポイントは

  • 必要性を考える
  • 今やらなきゃいけないか考える
  • 細分化できないか考える

この3つでした。

その日予定していたタスクが消せると気分もすっきりしますし、できたという自信にも繋がります。特に3つ目の細分化はとても効果的です。私もこれでいくつ先送りにしていたやりたいことを進められたか

自分で笑っちゃうくらいの小さなステップで良いんです。試しに実験してみよう、くらいの軽い気持ちでぜひ一度やってみてください。

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